【迎元旦 推好书】《全国学会优秀改革案例汇编》学会办事机构建设:学会办事机构信息化建设(文末有惊喜!)_中国化学会

【迎元旦 推好书】《全国学会优秀改革案例汇编》学会办事机构建设:学会办事机构信息化建设(文末有惊喜!)_中国化学会

时间:2021-06-07 17:40 作者:匿名 点击:
(二)改革措施
1.根据需求设置功能化邮箱
中国细胞生物学学会于2003年1月首次开通学会邮箱cscb@sibs.ac.cn,标志着学会从纸媒向信息化建设的根本性转变。十几年来学会邮箱拓宽了向科技工作者发布信息的途径,提升了学会服务科技工作者的能力。近年来随着学会的快速发展,单一邮箱已不能满足日益增长的信息交流需求,因此学会根据职能分工,于2016年1月启用了一批以学会官网域名作为后缀的新邮箱。分别为综合事务管理cell@cscb.org.cn、学术会议通知meeting@cscb.org.cn、会员管理member@cscb.org.cn、科普培训事kppx@cscb.org.cn、基金会事务foundation@cscb.org.cn,以及新闻发布news@cscb.org.cn六个板块。不仅规范了学会各项工作的开展,同时提高了学会的分工协作的工作效率,保障了学会信息的畅通。2017年,进一步为各专业分会开通了同样域名的分会邮箱,如中国细胞生物学学会生物节律分会为clock@cscb.org.cn;中国细胞生物学学会细胞信号转导分会为signaling@cscb.org.cn等。这一工作的开展使信息归类分流,工作效率大为提高,有助于学会整体形象的树立和推广。
2.网站建设突出服务功能
中国细胞生物学学会于2003年设立中文官方网页,首次建立了会员数据库,实现了会员管理的电子化。会员数据库的建立使会员档案管理变得更加简便、快捷,提高了学会的服务效率,同时方便了科技工作者不出家门即可轻松网上注册会员,了解学会信息和学科动态。结合学会官网使学会与会员更为紧密的联结在一起,有利于发挥会员参与学会管理的积极性。随着科学技术的不断发展,液晶显示器已逐步取代了CRT显示器,学会紧跟时代步伐,于2012年调整了网页版式,由适应CRT显示器的较窄版面改成了适应液晶显示器的宽版面,并添加了线上会议注册系统和在线缴费功能。2016年,采用手机界面模块设计的灵感,进一步对学会网页板块进行了精简,将学会官网相关内容模块化展示,增强了便捷性和美观性,符合现代人简洁明快便捷的诉求,更加方便科技工作者使用。经过2012年和2016年的两次改版,学会官网已经从最初简单的信息发布页面逐步发展成集信息发布、自助查询、在线缴费、在线注册会员、注册会议、自助打印会籍证明等多项功能于一体的综合性服务型网站,受到会员的认可和欢迎。
3.建设内网提高服务效率
随着学会规模逐年扩大,活动量逐年增加,秘书处需要处理的事务也越来越多。为了提高服务效率,学会于2016年完成了内网建设。在内网上先后开发了经费申请、旅费申请、活动申报、公文系统等在线工作系统,以及相应的后台管理、评审、统计系统,有效提升了学会整体信息化水平和服务能力。同时,为了使学会以及各分会所开展的各类活动更加规范,专门设计了会议管理模板,注册收费等均在内网上完成办理,为参会代表和分会组织带来很大便利。此外,为了加强各地方学会的活动开展,专门设计了地方学会网站模板,帮助各地方学会建立网站;还在内网上公布了学会的管理、操作文件,方便相关人员浏览查阅。
4.微博微信大显神通
为了充分利用网络与会员联络沟通,中国细胞生物学学会于2011年7月推出官方微博,由专人负责维护,发布学会活动信息、细胞生物学科普知识、学科前沿动态等,拓宽了广大科技工作者与学会的沟通渠道。中国细胞生物学学会微博目前拥有粉丝2400余人。2016年学会共发布微博85条,单条点击量达3500余人。
随着科技的不断进步,微信已经成为大众广泛使用的一种社交软件。学会根据不同的工作需求设立微信号公众号和微信群。2014年2月学会推出科普专用微信公众号“细胞世界”,不定时向科技工作者推送细胞生物学科普知识、学科前沿动态和学会活动信息,目前拥有粉丝1万余人。仅2016年,学会推送信息318条,阅读量近1万余次。学会的干细胞生物学分会开设“醉心科学”微信公众号,专门发布干细胞生物学相关领域科普知识。目前关注粉丝达6800余人,推送信息40条,其中包括原创科普系列《不老药的前世今生》共12期,单篇最高阅读量达3500余次。
根据不同的目标人群,先后建立了学会的继续教育工作群、科普工作群、分支机构工作群、地方分会工作群,志愿者工作群以及各专业分会各自的交流群等多个微信交流群。充分克服了时间与空间的壁垒,使沟通更为方便、快捷、高效,且节省资费,有利于相关工作人员之间的协调,快速有效地解决工作上遇到的问题,提高工作效率。
学会根据中国科协提出的“互联网+”的工作理念,拓展科普信息思路,设立推出中学“生物学教学你问我答”微信平台,对在群中提出的问题进行梳理分类,组织学会专家进行专业解答,为中学生物教师和细胞生物学专家之间搭建新型的沟通平台,受到极大欢迎。
5.信息化助力学术会议快速发展
中国细胞生物学学会目前有1万多名会员,15个学术分会,每年要召开几十个学术会议。为了提高办会效率,学会从2007年起建立了会议网上注册系统。该系统实现了会议的在线注册、在线缴费、在线提交摘要以及发布大会通知等各项功能,使工作效率得到了显著的提高。2015年,在原有会议系统的基础上还增设了注册二维码认证、现场扫码签到、在线审稿等功能,极大地提升了参会代表的参会体验。在会上,还设立了会议APP和微信墙平台,使参会代表能够第一时间获取到大会信息,使用手机即可作会议相关的学术交流。学会的这套信息化办会体系目前已在学会及下属机构的各类学术会议上逐步推广,有望取得更好的效果。
6.信息化推动科普工作更上一层楼
中国细胞生物学学会一贯重视科普活动,学会每年举办的全国联动实验室开放、诺贝尔奖解读活动已经产生了相当大的影响,受到中国科协领导的重视。为了进一步推动科普发展,学会充分利用互联网技术快速发展的机遇,与多个网络平台合作,制作科普节目进行推广。学会与国家级的《科普中国-科技前沿大师谈》栏目组合作推出了系列科普微视频,就当今社会生物学热点问题和话题,邀请专家会员进行深入浅出的解读,录制成视频后通过科普中国网和学会网站、微信等渠道宣传,使这些公众关注的热点问题有更加清晰的解读。学会还与《科普中国-科普影视厅》合作,由会员王立铭教授等制作了五集科普视频《糖尿病:过去、现在和未来》,在科普中国网平台首发,后续在今日头条、知乎、优酷、腾讯、网易、新华网、新浪网等多家媒体网站上转发,点击量达161.3万,收到很好的反响。
随着新媒体新技术的发展与应用,中国细胞生物学学会紧跟时代步伐,充分利用网站、微信公众号、微博等媒体以及移动互联网应用,在细胞生物学领域逐步扩大学会的宣传影响力,与会员、广大科技工作者、社会公众取得了密切的联系与互动,初步营造出了“科技大家庭”的氛围。
案例小结
中国细胞生物学学会通过信息化建设让广大会员享受到了学会所提供的各种服务。学会根据需求设置功能化邮箱,使信息归类分流,工作效率大为提高,树立了学会整体形象。网站建设突出服务功能,受到会员的欢迎和认可。另外,对学会的各类会议深入实施网络化宣传和管理,使会议参会者极大地感受到便利,扩大了学会的影响力。学会充分利用网站、微信公众号、微博等媒体以及移动互联网应用,在细胞生物学领域的宣传影响力不断扩大,与会员、广大科技工作者、社会公众取得了密切的联系与互动,初步营造出了“科技大家庭”的氛围。
中国水利学会
(一)改革背景
为充分发挥信息化对学会工作的支撑作用,拓展和丰富学会服务手段,提高学会工作水平和效能,解决学会信息化建设中网站功能不全、业务应用系统零散、数据资产建设薄弱等问题,2016年,中国水利学会利用中国科协优秀社团奖补资金组织实施了“中国水利学会互联网+”工程建设项目,采用云计算、大数据、移动互联网等多种技术方式,对学会现有业务进行互联网化改造和创新发展,优化学会工作流程,整合水利学术信息资源,以提高工作效率和服务能力,提升学会行业影响力。